Writing a Business Email

Every Brazilian business email follows the same skeleton. Master the skeleton and you can write a hundred emails by swapping the body.

The five-part skeleton

1. Assunto (subject) — short, specific, no filler
2. Saudação (greeting) — Prezado(a) [Nome] / Caro(a) [Nome]
3. Apresentação (opening line) — Espero que esta mensagem o encontre bem.
4. Corpo (body) — the actual content
5. Fechamento (closing) — Atenciosamente, [Seu nome]

Standard opening lines

Phrase	Sense
Prezado Senhor / Prezada Senhora	Dear Sir/Madam (very formal, no name)
Prezado(a) [Nome]	Dear [Name] (formal)
Caro(a) [Nome]	Dear [Name] (warm-formal)
Olá [Nome], tudo bem?	Hello [Name], how are you? (semi-formal)
Espero que esta mensagem o(a) encontre bem.	I hope this message finds you well.
Em referência ao nosso contato de ontem,…	Following up on our conversation yesterday,…

Standard closing lines

Phrase	Sense
Fico à disposição para esclarecimentos.	I remain available for any questions.
Aguardo o seu retorno.	I await your response.
Agradeço pela atenção dispensada.	Thank you for your attention.
Atenciosamente,	Sincerely,
Cordialmente,	Cordially, (a touch warmer)

Sample email

Assunto: Proposta de orçamento — Projeto Atlas

Prezada Sra. Silva,

Espero que esta mensagem a encontre bem. Em referência à nossa reunião da última semana, encaminho em anexo a proposta de orçamento para o Projeto Atlas, conforme solicitado.

O documento contempla os três escopos discutidos, com prazos estimados e valores referenciais. Permaneço à disposição para quaisquer ajustes ou esclarecimentos que se fizerem necessários.

Aguardo o seu retorno até o final desta semana, se possível.

Atenciosamente, Marina Costa Tradutora Sênior — Atlas Tradução

Cloze — fill the email blanks

Pick the right phrase for the situation

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